これで安心!正しいメール・LINEの送り方

  • はじめに
  • どんな時にメールを送ればいいの?
  • メールの書き方実践前編
  • メールの書き方実践後編
  • LINEでのやりとりの仕方
  • 最後に

はじめに

普段から電子メールを使っている方はあまりいらっしゃらないのではないでしょうか?

それなのに就活が始まると、急に電子メールでのやり取りが増える。皆さん困りますよね・・・。
なんとなく正しい送り方があるということは知っていても、どれだけの方が自信をもって実践できるのでしょうか。

また、近年ではLINEを使った連絡も増えています。
LINEにおいても「絵文字って使っていいの?」「最初と最後は何を書けばいいの?」と悩みは尽きないと思います。

メール・LINEの送り方で少しでも不安がある方はぜひこのコラムをご覧ください!
必ずお役に立てると思います!!

どんな時にメールを送ればいいの?

メールを送るにしても、時間帯やどの場面で送ればいいのか迷いませんか?

まず、時間帯ですが、

1. 就業時間内が好ましい
2. 24時間以内に返信する

を守るようにしましょう。
特に日程に関する内容では、相手のスケジュールを抑えなければならないので、早い方が助かりますよね。早めに返信するは基本的なマナーになります。返信が早い人と遅い人では前者のほうが、好印象を抱きますし、就活自体もスムーズに進みます。
どうしても休みの日に送る場合は「お休みのところ失礼いたします」と言葉を置くといいかもしれないですね。

また、どの場合にメールを送ればいいのか迷う方がいらっしゃると思います。
送る内容として

1. OB・OG訪問
2. 面接の日程確認・変更・辞退
3. インターンシップ・説明会・その他のお礼


があります。3のインターンシップや説明会のお礼についてですが、これは絶対というわけではありません。ただ、送った方が相手にとっても好印象になりますし、貴重な時間を学生のために使ってくれたわけですから、書くのがベストだと思われます。

メールの書き方実践前編

さあ、それでは実際にメールの書き方を見ていきましょう!



① 宛先
宛先は相手のメールアドレスを記載するのですが、本文を書く途中でご送信しないように最後に入力するとミスを防げます!


② 件名
一目でどんな内容のメールなのか分かるように簡潔に記入しましょう。
また、送られてきたメールに返信するときは「Re:」が付きますが、こちらは消さずに残しておきましょう。「Re:」の後の件名も残しておくと、どの件の返信なのか分かるので残しておくのがベストです。


③ 宛名
企業名、部署名、名前を記載しましょう。
送り先が部署の場合は「御中」を、個人の場合は「様」を付けるようにしましょう。
※部署名は分からなければ書かなくても大丈夫です

例:株式会社〇〇
   人事部御中
  :人事部 〇〇様

メールの書き方実践後編

④ 本文
件名でも名乗りましたが本文でも、もう一度名乗りましょう。文頭に「お世話になっております」などクッション言葉をはさむとより良くなります。
本文の途中にも「ご多忙中と存じますが」など相手に配慮した文章を記載する気遣いができて良い印象を抱きます。
お礼メールを送るとき「インターンシップ・説明会の〇〇の部分が印象に残り、〇〇と思いました。」など感想を添えると、相手もしっかり聞いてくれているんだなと感じます。そして締めの言葉も大切です。引き続きよろしくお願いいたします」や「ご回答のほどよろしくお願いいたします」があると丁寧に感じます。


⑤ 署名
本文の最後には氏名・大学・学部・学科・年次・住所・電話番号・メールアドレスを書くようにしておきましょう。

LINEでのやりとりの仕方

LINEでの連絡もメールと基本変わりません! ただ注意点がいくつかあるので気をつけてください。


注意点① 既読無視はNG
相手は友人ではなく社会人です。失礼に当たらないように、一度開いてしまったらすぐ返信するようにしてください。

注意点② スタンプや絵文字は使わない
どんなに丁寧な文字の書かれたスタンプだとしても使わないようにしてください。非常識だと思われる可能性があります。

注意点③ 送信取り消し機能は使わない
就活メールに関しては、送信取り消し機能は使わないようにしましょう。一度メモ機能などで入力してからコピペで送信する方が安心ですね!

注意点④ アカウントの名前
名前をあだ名にしていたり、下の文字だけにしている方がいらっしゃるなら、就活の間だけでもフルネームに戻しておく方がいいでしょう。もし同じ名前の人が二人いたら人事の方も分からなくなるので配慮しておくと良いです。またLINEのアイコンも無難なものにしておきましょう!


LINEをお送るタイミングはメールと同じです。気軽に送れるからと時間を気にせず送るのは避けましょう。

最後に

沢山気を付けることがあって大変ですよね。でも、これらは社会人になってからも必要なことなので、練習だと思って取り組んでください!

最初は不安だと思いますが、数をこなすだけ慣れてきます。頑張りましょう!


「電話対応」については、「電話対応攻略マニュアル」≫の記事で紹介してあります。ぜひご覧ください!

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