電話でドキドキしちゃうあなた!電話対応攻略マニュアル

  • 電話対応の基本ポイント
  • シーン毎の対応例【1】/電話をかける場合
  • 電話をかける場合/さまざまなパターンを想定しておこう!
  • シーン毎の対応例【2】/電話に出る場合
  • 電話に出る場合/+αのポイント!

就活で、社会人になるうえでとっても大事な「電話対応」!あなたは自信ある?

「電話対応苦手…。」って方も多いのではないでしょうか?
緊張して上手く話せなかったり、言葉遣いが不安だったり…。
もしかすると、「企業からの電話にも出たくない…。メールで連絡くれないかな…。」という方もいるかも(;_;)

でも、メールではなく「電話」が来るのには理由があります!
(急ぎの要件、文章では伝わりにくい内容など)

だからこそ、以下のポイントは抑えておきましょう!
★就活中は知らない番号でも電話に出る
★出られなかった場合、できるだけその日のうち、難しくても翌日に折り返し

さて、ここからは咄嗟の電話対応に焦らないように、電話対応で大切なことをお伝えします!

電話対応の基本ポイント

明るく、はきはきと
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声が小さい、ぼそぼそ話して聞き取りにくい等は絶対NG!
これだけでかなり印象が違います!

必ず名乗る
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電話に出るときも、かけるときも、自分から名乗るのが基本!
「〇〇大学の▲▲です。」から始めるのを癖にしておこう◎

メモを取る
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簡単な内容ならメモを取らなくても平気って思っていませんか?
緊張すると意外とわからなくなっちゃう!!

▼就職してからも使える、電話口でメモを取るべきこと▼

●電話のあった日付と時間
●電話相手の名前
●電話相手の所属(企業名・部署名)
●折り返す場合の電話番号
●話した内容(約束の日時・期限等)


きちんとした敬語
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敬語は使い慣れるのが1番!
電話口でよく使う基本敬語を簡単にご紹介▼

●電話先の会社のこと →御社(おんしゃ)
●わたし、僕     →わたくし
●いいですか     →よろしいでしょうか
●わかりました    →承知しました
●後で        →後ほど

慌てず落ち着いて
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焦ると言葉遣いもぐちゃぐちゃになってしまったり、肝心の電話の内容を忘れてしまったりなんてことも?
電話を掛ける前はもちろん、かかってきたときも慌てず少しだけ気持ちを落ち着けてから出るようにしましょう!

最後に確認
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大切な内容を聞き間違えたら大変!
約束の時間や指示のあった内容等、大切なことは自分でも口に出して再度確認をしましょう◎

シーン毎の対応例【1】/電話をかける場合

電話対応で焦ったポイントとして

 「え、担当の方が不在らしい…どうしよう…」
 「企業から折り返ししてもらっていいのかな!?」
 「時間のないタイミングで電話に出てしまって、まったくメモ取れなかった…」

なんて話を就活生からよく聞きます。

いざというとき焦らないように、それぞれの場面ごとにどんな対応をすればいいのかお伝えしていきますヽ(^o^)丿


☑電話をかける前にチェック!
 □静かな場所でかける
 □メモができる準備をする
 □話す内容はあらかじめまとめておく
 □時間帯には要注意!(営業時間外やお昼休みの時間は避ける)

電話をかける場合/さまざまなパターンを想定しておこう!

担当の方がいるパターンといないパターン、それぞれ想定しておきましょう!

担当の方がいなかった場合、企業さん側から「折り返すよ!」と言っていただける場合があります。
自分からかけなおすのが基本ですが、折り返しいただく方が企業さんにとって都合がいいときは、それでもOK◎
その際は確実に電話に出られる時間をお伝えしておきましょう(/・ω・)/

シーン毎の対応例【2】/電話に出る場合

1番良くないのは、余裕がない中で話を聞いて、話の詳細を忘れてしまうこと!
きちんと余裕をもって対応できる時間に折り返すようにしましょう。
(折り返しは、できるだけその日のうちに!)

また、電話対応ができない理由は伝えなくてもOKです◎

電話に出る場合/+αのポイント!

しっかり聞いていたと思っても、聞き間違いや勘違いは起こるもの(-_-;)
大切な内容は、自分でも口に出してしっかり確認しましょう!

慣れないと不安な電話対応…。
でもここでハキハキ話せると、企業からの印象もアップ!

「もっと細かく教えてほしい!」「こんな場合はどうしたら…?」といった、まだまだ不安な方は就ナビLINE公式アカウントに相談を!
就ナビスタッフが個別にお返事いたします(^^♪

就ナビスタッフ/柳澤

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